Günümüzde halkla ilişkiler her alanda gelişmiştir. Her sektör halkla ilişkileri kendi amacı doğrultusunda kullandığı için halkla ilişkilerin farklı algılanmasına neden olmaktadır.
I.Halkla İlişkilerin Tanımları
M. Alaeddin Asna’ya göre halkla ilişkiler; özel ya da tüzel kişilerin belirlenmiş kitlelerle dürüst ve sağlam bağlar kurup geliştirerek olumlu inanç ve eylemlere yöneltilmesi, tepkileri değerlendirerek tutumuna yön vermesi, böylece karşılıklı fayda sağlayan ilişkiler sürdürme yolundaki planlı çabaları kapsayan bir yöneticilik sanatıdır.
Halkla ilişkiler genel anlamıyla halkla, daha doğrusu örgütün kendi çevresiyle ilişki kurması demektir. Sözlüklerde ise, Halkla İlişkiler; kişinin ya da bir kurumun halkla ilgisini geliştirme ve anlama yolundaki çabalar veya kişi, şirket veya bir kurumla halk arasındaki karşılıklı ve iyi niyeti geliştirme bilimi ya da anlamına gelmektedir.
Farklı bir tanımı, Herbest Baus vermektedir. Halkla ilişkiler bir kuruluşun kişiliği, siyaseti ve bu siyaseti uygulama çabasıdır.
Bu tanımların önemli sonuçları;
Karşılıklı etki-tepki vardır. Bu da karşılıklı bir yarar sağlar. Örnek; bir kampanya konusunda topluma verilen bilgi kampanyaya ilgi ve destek olarak döner. Bu da toplumun gereksinimlerine yönelik birtakım hizmetler yapılması ve bilgilerin doğru olmasına bağlıdır.
II.Halkla İlişkilerde Hedef Kavramı
Halkla ilişkilerde hedef bir kitledir. Bir halktır.
Halk, çok geniş olarak bir arada yaşayan insanlar topluluğu veya bir milletin yöneticiler dışındaki fertleri anlamına gelmektedir.
Hedef kitle, örgütü doğrudan veya dolaylı olarak ilgilendiren, yakın veya uzakta yer alan mevcut veya potansiyel kişi, grup veya örgütler olarak tanımlanabilir.
Amaca göre hedef kitle değişmektedir. Hedef kitle ulus kavramına dayalı değil küçük ya da büyük ortak yararı olan kitledir. Burada karşımızdaki obje insandır. Amacımız uygun kitleyi belirlemektir. Hedef kitleyi tanımamız için araştırmak gerekir. Gözlem yapılabilir. Önder kişilerle görüşürüz, anket yaparız. Önceden yapılmış araştırmalardan yararlanırız.
III.Konulara ve Hedeflere Göre Halkla İlişkiler
Amaç halkla ilişkilere ait kurumsal bilgileri daha da somutlaştırmaktır. Örnek; fabrikada halkla ilişkiler, Sosyal Hizmetlerde halkla ilişkiler.
1-Yönetimde Halkla İlişkiler:
Nerede bir insan nerede bir organizasyon varsa orada da yönetim vardır. Buradaki yönetim kamu kuruluşlarıyla ilgilidir. Yönetimde halkla ilişkiler denince siyasa güç akla gelir. Oysa bu düşünce yönetimin sadece bir yönüdür. Halkla ilişkilerin amaçları arasında siyasa gücün ön planda tutulmaması gerekir. Çünkü politik güçler değişir ama kurumlar kalıcıdır.
Halkla ilişkiler akımı başladığında bunun yönetim açısından üç amacı vardır.
a)Halkın aydınlatılması; genel kurallar çerçevesinde kamu kuruluşların bilgi vermesi gerekir. Yönetimin sorumluluğu büyüktür. Toplumsal kalkınmanın temeli halkın aydınlatılmasıdır.
b)Halkın ilgi, destek ve güvenini sağlamak.
c)Kamu kuruluşların toplumun istekleri, ihtiyaçları doğrultusunda düzenlenmesi.
Yönetimin, halkın düşünce tutumlarını öğrenmesi amacıyla çeşitli ülkelerde çeşitli yöntemler uygulanmaktadır. Bunlarda her zaman başarı sağlanamamıştır. Bu başarısızlıkların çeşitli nedenleri vardır. Bunlar, uygun halkla ilişliler tekniklerinin kullanılmaması. Vatandaşa gereği gibi ulaşılmaması. Halkın düşündüğünü açıkça söyleyememesi. Bu da eğitim düzeyiyle ilgili olduğu gibi demokratik düşünce ve tutumların bulunmayışından kaynaklanmaktadır.
Halkla ilişkiler görevlisi, yönetime halkın düşünce, özellik ve tutumlarıyla ilgili bilgileri getiren girişilecek tanıtma kampanyaları fikri yaratan kampanya yönetimi politikasına uygun olarak yöneten kişidir. Halkla ilişkiler görevlisi yüksek düzeyde danışma ve tanıtma kampanyaların yürütülmesi konusunda uygulayıcı olmak durumundadır. Halkla ilişkiler yönetimden uzaklaştıkça zayıflar. Elde ettiği bilgileri aksayan yönlerini yönetime ileten danışma birimidir. Halkla ilişkilerin destekleyicisi halktır.
2-Sanayide Halkla İlişkiler:
Üç temel iletişim vardır.
-Çalışanlar
-Çalıştıranlar
-Müşteriler
Sanayide halkla ilişkiler bu üç grubun ilişkilerini düzenli ve sürekli tutma çabasıdır. Bu ilişkiler üretim arttırıcı verimi düzenleyici ve satış gelirini yükseltici rol oynar. Sanayide çalışanlar çalıştıranlar arasındaki ilişkiye iç ilişki, çalışanlar-çalıştıranlar-müşteriler arasındaki ilişkiye dış ilişki denir. İç ilişkiler verimi artırıcı, dış ilişkiler satışı yükseltici amacı vardır. Her iki ilişki de önemlidir. Halkla ilişkiler görevlisi her bir ilişkiyi dikkatle ayırmalı planını bu ilişkilerin özelliğine göre yapmalıdır. Hizmetin verimliliği ve düzeni için iyi iletişim gereklidir. Bu ilişkiler dostluk, ahbap ilişkisi değil insana verilen değer ilişkisidir. Kişinin o kurumda olan hakları ve hukuku olan ilişkidir.
Çalışanlar çalıştığı kurum için önemlidir. Bir varlık için değer taşıdığını bilmeli ve hissetmelidir. Halkla ilişkiler birtakım eğilimlerden faydalanarak pekiştirilmelidir.
a)Bir gruba ya da topluma ait olma isteği.
b)Başarı ve ilerleme isteği.
c)Kendine saygı duyulması isteği.
d)Başkaları tarafından taktir edilme isteği.
e)Güven isteği.
f)Yaratıcılık isteği.
3-Tarım Kesiminde ve Küçük Yerel Toplumlarda Halkla İlişkiler:
Bir gruplama yapılırsa;
-Tarımla ilgili kuruluş ve kişiler
-Üreticiler
-Tüketiciler
Bu üç grubun düzenli çalışma işleminde tüketici ile üretici arasında ne kadar direk bir ilişki varsa ilişkiler o kadar kolay hale gelir. Önemli olan bu dolaysız ilişkinin kurumasıdır. Üretici ile tüketici arasında bir hizmet sektörü olan aracılar mevcuttur.
Aracılık bir hizmettir ve bir hizmet sektörüdür. Aracıları devlet ya da kişi olarak görebiliriz. Devlet aracı olarak girdiği bu tarım sektöründe destekleyici bir politika güder. Fabrikaları kurar. Fiyat mekanizmasını oluşturur. Üretici ile tüketici arasındaki ilişkisi düzenli tutması gerekir bu çabalar halkla ilişkiler değildir ama halkla ilişkiler araçtır.
4-Eğitimde Halkla İlişkiler:
-Öğretmenler
-Öğrenciler
-Veliler
Bu üç grup arasındaki ilişkileri sürekli tutmak, verimli tutmak ve geliştirmek çabalarıdır. Başarı durumunun araştırılması, ders saatlerinin düzenlenmesi öğrenci ve öğretmenlerin yasal düzeylerinin geliştirilmesidir
5-İşletme İçine Yönelik Halkla İlişkiler Hedefleri:
Halkla ilişkilerin işletmenin içine yönelik olarak hedeflerinden başlıcaları şunlardır:
a)İşletme Personeli ve Aileleri: Bir işletme, üst düzey yöneticilerinden alt kademe çalışanları ve onların ailelerine kadar kendi personeli ile ne kadar olumlu ilişkiler kurabilirse başarısı da o oranda artacaktır.
b)Sendikalar: İşletmede çalışanların bağlı olduğu sendikalar da halkla ilişkiler açısından oldukça önemlidir. Bu nedenle sendikalarla işletmenin olumlu ilişkiler kurması gereklidir.
c)Hissedarlar ve Ortaklar: Bu grubu oluşturanlar genellikle işletmeye yatırdıkları fonların ne kadar iyi kullanıldığı ile ilgilenmektedirler.
6-İşletme Dışına Yönelik Halkla İlişkiler Hedefleri:
a)Mevcut ve Potansiyel Müşteriler: Mal ve hizmetlerimizi kullananlarda bir güven tazelemesi, potansiyel müşterilerde ise iletmememizi tercih etme isteği harekete geçirir.
b)Medya: Gazete, dergi, radyo ve televizyon gibi araçlar, işletmenin halkla ilişkiler çalışmalarında çok önemli bir yere sahiptir.
c)Finans Kuruluşları: İşletmenin mali sıkıntılarının olduğu dönemlerde rahatça kaynak temin edebilmesi, işletmenin imajına da bağlı olmaktadır.
IV.Halkla İlişkilerin Temel Özellikleri
a)Hakla ilişkiler karşılıklı bir etkileşim sürecidir. Bir örgüç ile çevreci ve giderek tüm toplum arasındaki iki yönlü ilişkiler içerir.
b)Etkileşim süreci içinde örgüt öncelikle işletmenin amaç, politika ve faaliyetleri ile yönetim yapısı hakkında bilgiler verir. Amaç çevreyi etkilemek ve belirli bir imaj ve eylem oluşturmaktır.
c)Halkla ilişkiler sürekli ve dinamik bir haberleşme sürecidir. Örgütle çevresi arasında bir kerelik çabayı ifade etmez.
d)Halkla ilişkilerin temel yaklaşım tarzı inandırma ve ikna etmedir. Halkla ilişkiler kandırıcı değil, inandırıcı, yanıltıcı değil kanıtlayıcı, iyi niyete dayanan dürüst bir uygulamadır.
V.Halkla İlişkilerde Kullanılan Araçlar
İşletmeler halkla ilişkiler çalışmalarını yöneltirken çeşitli araçlardan faydalanmaktadırlar. Bu araçlar yazılı olanlar, sözlü olanlar ve görsel-işitsel olarak ayrılmaktadır.
1-Yazılı Araçlar:
a)Gazeteler: İnsanlar üzerinde çok etkili olabilmektedir.
b)Dergiler: Gazetelerle aynı önemdedir. Ağırlıklı yöneldiği kitleler ve konular vardır.
c)Broşürler: Az sayfada, küçük boyda hazırlanan yayın araçlarıdır.
d)El Kitapçığı: Broşürün daha gelişmiş halidir.
e)Afişler: Kim olduğunu bilmediğimiz kişilerin haberleşmemize ya da cevap almadan onlara seslenmemize yarar.
f)Panolar: Üzerinde sadece yazı vardır. Etkili kelime ve cümlelerin seçilmesi önemlidir.
g)El İlanları: Pankartların çok küçük boyularıdır. İlgili kişilere dağıtılır.
2-Yayın Araçları:
a)Radyo ve Televizyon: Etkilidir. Bir yerdeki görüntüyü uydular aracılığıyla izlenir.
b)Film: Çeşitli filmler yayınlanarak halkla ilişkiler yapılır.
3-Sergiler:
Kuruluşların faaliyetlerini tanıtmak, topluma mesaj vermekte kullanıla araçlardır. Sergilerin bazıları sürekli bazıları geçicidir.
4-Sosyal Faaliyetler:
a)Balo: Daha çok gönüllü kuruluşların başvurduğu faaliyetlerdendir.
b)Festival: Kutlama ve şenlik törenleridir.
c)Kermes: Satışlı sergidir. Hem satış hem de satılan malın tanıtımı yapılır.
d)Kokteyl ve Çaylar: Ayak üstü yapılan tanıtım faaliyetleridir.
e)Yarışmalar: Yarışmalar merak ve ilgi uyandırır. Yeni mesajlar verme imkanı sağlar.
5-Toplantılar:
a)Konferans: Bir uzman kişinin kendi konusuyla ilgili olarak o konu ile ilgili sunum yapmak.
b)Münazara: İki grubun belli bir konuyu tartışması.
c)Seminer: Beli bir konuda hazırlanmış yazının sunumu.
d)Sempozyum: Belli bir konuda hazırlanan oturum.
e)Açık oturumlar: Münazara ile konferans arası bir toplantı karışımıdır.
f)Törenler: Hem halkın hem de haberleşme araçlarının dikkatini toplar
VI.Halkla İlişkilerde Aşamalar
1-Bilgi Toplama Aşaması:
Bilgi toplama, gerçekte, amaç belirleme safhasıyla iç içedir. Problemlerin teşhisi ve amaçların tamamlanmasında toplanan bilgi ve veriler önemli ipuçları vermektedir. Bu nedenle erek örgüt içinden, gerekse örgüt dışından bilgi toplamak ön şarttır.
Bilgi toplama safhasında, elde edilen bilgileri doğru ve gerçekçi olmasına azami dikkat gösterilmelidir. Çünkü, bu bilgilerin gerçekleri yansıtmaması, çalışmaları yanlış yön ve araçlara sevk edebilir. Bilgi toplama yöntemlerinden anket, mülakat, gözlem, deney, toplantı uygun olanlar titizlikle seçilmeli, araştırma bilinçli ve sistematik olarak yürütülmelidir.
2-Planlama Aşaması:
Toplanan bilgiler ne yapılacak, toplanan bilgileri kimlere ne amaçla nerede, nasıl kullanılacak gibi sorunların cevaplarını alarak gerçekler hazırlanır.
Planlama safhasında; amaçlar ve elde edilen bilgiler göz önünde bulundurularak kullanılacak araçlar belirlenir. Kampanya süresince kendisinden yararlanılacak personel belirlenir.
3-Uygulama:
Planlama safhasında belirlenen mesajlar, karşılaştırılan araç ve yöntemlerle hedef kitleye ulaşılır.
4-Değerlendirme:
Uygulamayla birlikte alınan sonuçların değerlendirilmesi çalışmaları da başlatılmalıdır.
Sonuçlar değerlendirildikten sonra, örgütün amaçları gözden geçirilerek faaliyet planları yapmaya başlanır.